mindscribeals.com

Menestyminen nykymaailmassa on paljon tekemistä luotettavien, automatisoitujen ratkaisujen löytämisen kanssa, jotka nopeuttavat työnkulkua ja helpottavat työtäsi. Jos työskentelet puhelinmyynnissä, vähittäiskaupassa tai vastaavalla alalla, saatat todennäköisesti saada paljon sähköpostiliitteitä, joissa on tulostettavia tilauksia ja kuitteja. Mutta jos sinun on tulostettava tavaraa usein, siitä voi nopeasti tulla kokopäiväinen työ. Tällaisessa tilanteessa sähköpostiliitteiden tulostuksen automatisointi vapauttaa varmasti paljon aikaa.

Mutta pidä mielessä, että tätä automaatioprosessia ei voida tehdä esimerkiksi verkkosovelluksen kautta Gmail.com tai Outlook.com. Toistaiseksi vain sähköpostiohjelmat pystyvät saavuttamaan tämän toiminnon. Chromella ja Firefoxilla on useita laajennuksia / lisäosia, jotka tekevät sähköpostiliitteiden tulostamisesta helpompaa ja nopeampaa, mutta ne eivät kykene automatisoimaan koko prosessia.

Sähköpostiohjelmien käyttäminen sähköpostiliitteiden automaattiseen tulostamiseen

Käyttämällä sähköpostiohjelmaa, kuten Näkymät tai Thunderbird avaa aivan uudenlaisen mahdollisuuden automatisoida. Oikeilla laajennuksilla, apuohjelmilla ja / tai komentosarjoilla voit määrittää sähköpostiohjelman tulostamaan minkä tahansa jonon, myös Saapuneet-kansion. Tämän jälkeen voit asettaa erityiset säännöt sähköpostin, jota seuraa liitetiedosto, tulostamiseksi tai tulostaa yksinomaan liitteen. Voit saada vielä tarkemman määrittelemällä määrittämällä sähköpostiohjelman tulostamaan lähettäjän tai liitteen tiedostotyypin perusteella.

merkintä: Sähköpostipalveluntarjoajasi ei ole tärkeä. Niin kauan kuin käytät erillistä sähköpostiohjelmaa, kuten Outlook tai Thunderbird, tämän pitäisi toimia minkä tahansa sähköpostipalvelun kanssa (Gmail, Hotmail, Yahoo jne.), Jos ne on määritetty oikein.

Jos käytät Outlookia, sinulla on paljon maksettuja lisäosia, joiden avulla voit tehdä tämän helposti. Tässä on joitain hyviä esimerkkejä:

• Office-lisäosat
• EZKatso
• Automaattinen tulostus
• Tulostustyökalut Outlookia varten

merkintä: Kaikki yllä olevat lisäosat maksavat yli 20 dollaria, mutta suurin osa niistä tarjoaa kokeilujakson.

Jos et halua käyttää rahaa, on olemassa ilmaisia ​​vaihtoehtoja sähköpostiliitteiden tulostuksen automatisointiin. Muista kuitenkin, että sinun täytyy viettää aikaa säätämällä sähköpostiohjelmaa. Jos päätät mennä tällä reitillä, anna meidän tehdä työsi helpommaksi. Olemme sisällyttäneet kolme vaiheittaista menetelmää, jotka auttavat sinua saavuttamaan tämän toiminnon sähköpostitililläsi.

Tyylikkäin ratkaisu, joka tulostaa sähköpostit ja sähköpostiliitteet automaattisesti, on käyttää erillistä ohjelmistoa. Mutta ulkoisen sähköpostihallinnan määrittäminen tämän prosessin automatisoimiseksi edellyttää lopulta rahaa. Seuraa Menetelmä 1 määrittääksesi Automaattinen sähköpostinhallinta 6 tulostaa sähköpostiosoitteesi ja sähköpostiliitteesi. Ne tarjoavat 30 päivän kokeilujakson, joten voit kokeilla sitä ilmaiseksi ennen kuin käytät rahaa.

Toinen menetelmä (Menetelmä 2) tarkoittaa VBA-komentosarjan ja säännön lisäämistä Outlookiin. Vaikka se vaatii, että hankit melko teknistä, se on tehokkain opas kahdesta. Jos et ole erityisen kiinnostunut Outlookista, voit siirtyä toisella reitillä (Menetelmä 3) ja käytä Thunderbirdiä yhdessä kahden laajennuksen kanssa sähköpostisi automaattiseen tulostamiseen.

Kun olet valmis aloittamaan, automatisoi sähköpostiliitteiden tulostus noudattamalla yhtä alla olevista tavoista. Aloitetaanpa.

Tapa 1: Automaattisen sähköpostinhallinnan 6 käyttäminen sähköpostiliitteiden tulostamiseen

Jos et käytä erillistä sähköpostiohjelmaa, kuten Outlook tai Thunderbird, ulkoisen sähköpostihallinnan määrittäminen on luotettavin ratkaisu. Automaattinen sähköpostinhallinta 6avulla voit liittää minkä tahansa sähköpostilaatikon, mukaan lukien POP3, IMAP4, Exchange, 365, Gmail, Yahoo, ja luettelo jatkuu.

Ohjelmiston avulla voit määrittää tietyt toiminnot intuitiivisen sääntöjärjestelmän avulla. Sen avulla voit tulostaa tietyiltä lähettäjiltä tai tulostaa vain sähköpostiviestien liitteet. Seuraa alla olevaa ohjetta asentaaksesi ja määritäksesi automaattisen sähköpostinhallinnan 6 tulostamaan sähköposteja ja sähköpostiliitteitä automaattisesti:

1. Lataa asennusohjelma viralliselta verkkosivustolta. Jos haluat testata sen ensin, napsauta Lataa esittely.

   

2. Avata Automaattinen sähköpostinhallinta ja asenna se järjestelmään seuraamalla näytön ohjeita.

   

3. Käynnistä sovellus ja lisää nimi, jota käytetään tilisi viitteenä. Valitse sitten Sähköposti tällä osoitteella ja lisää sähköpostiosoitteesi sinne, mistä haluat tulostaa sähköpostit. Lopuksi osuma Seuraava edetä.

   

4. Valitse sähköpostityyppi luettelosta. Jos sähköpostipalveluntarjoajasi ei ole ennalta määritetyssä luettelossa, valitse ennalta määritetty postin tarjoaja vaihtoehto ja etsi sähköpostimääritykset. Osuma Seuraava edetä edelleen.

   

5. Aloita seuraavassa ikkunassa tarkistamalla, onko sähköpostiosoitteesi palvelimen osoite oikea. Jos on, lisää sähköpostiosoitteesi ja salasanasi alla oleviin kenttiin. Napsauta sitten Testaa liitäntä varmistaaksesi, että määritykset toimivat. Lopuksi osuma Seuraava.

   

6. Aseta tilisi tarkistusväli tarpeidesi mukaan. Voit myös määrittää sen tarkistamaan vain työpäivien aikana napsauttamalla Edistynyt ajoitin. Osuma Seuraava edetä.

   

7. Napsauta sitten Lisää toiminto.Valitse Tulosta liitteet tai Tulosta sähköpostirunko, riippuen siitä, mitä tarvitset. Osuma Seuraava ja valitse tulostin, jota haluat käyttää.

   

8. Tämän jälkeen sinulla on mahdollisuus käyttää tiettyä suodatinta valitsemalla Ei. Jos haluat, että toimintoa käytetään koko ajan, valitse Joo. Lopuksi osuma Ok vahvistaaksesi juuri luomasi toiminnon.

   

   merkintä: Jos haluat, että ohjelmisto tulostaa sekä sähköpostin rungon että liitteet, jatka ja luo toinen toiminto toisen skenaarion kanssa. Esimerkiksi Jos ensimmäinen toiminto koski liitteiden tulostamista, luo toinen, joka tulostaa sähköpostin rungon.

Kun olet lyönyt OK, Automaattinen sähköpostinhallinta alkaa tarkistaa postilaatikkosi ja tulostaa kaiken, mikä täyttää aiemmin asettamasi ehdot.

Tapa 2: Outlookin käyttäminen sähköpostiliitteiden automaattiseen tulostamiseen

Outlook on suosituin sähköpostiohjelma, joten jos työsi pyörii sähköpostitilisi ympärillä, on todennäköistä, että käytät sitä jo. Outlook on erittäin konfiguroitavissa ja sen avulla voit tulostaa saapuvien sähköpostien liitteitä.

Tätä varten aiomme luoda VBA-komentosarjan Outlookiin ja käyttää sitä sitten Outlook-säännön kanssa. Tässä on koko prosessin täydellinen esittely:

merkintä: Seuraavien vaiheiden on vahvistettu toimivan Outlook 2016: ssa. Vaikka emme ole testanneet vanhempien versioiden kanssa, alla olevan komentosarjan pitäisi teoriassa toimia kaikkien Outlook-versioiden kanssa aina takaisin Outlook 2010: een.

VBA-komentosarjan + säännön luominen sähköpostiliitteiden tulostamiseksi automaattisesti Outlookissa

1. Avaa Outlook ja avaa Kehittäjä-välilehti työkaluriviltä ja napsauta sitten Visual Basic -painiketta.

   merkintä: Jos et näe Kehittäjä-välilehteä, siirry kohtaan Tiedosto ja napsauta Vaihtoehdot. Napsauta sitten Mukauta nauha -välilehti ja valitse valintaruutu Kehittäjä. Osuma Ok vahvistaa. Nyt Kehittäjä-välilehti pitäisi olla näkyvissä näytön yläosassa olevassa nauhassa.

   

2. Kun Microsoft Visual Basic for Applications -ikkuna on aktiivinen, laajenna Projekti 1 puu (vasemmalla). Kaksoisnapsauta sitten ThisOutlookSession.

   

3. Liitä nyt seuraava komentokoodi Project1-ikkunaan (oikealla): Sub LSPrint (Item as Outlook.MailItem)

   On Error GoTo OError’Detects Temporary -kansio

   Himmennä oFS tiedostona FileSystemObject

   Himmennä sTempFolder merkkijonona

   Aseta oFS = Uusi FileSystemObject

   ‘Väliaikainen kansio

   sTempFolder = oFS.GetSpecialFolder (TemporaryFolder) ’Luo erityisen Temp-kansion

   cTmpFld = sTempFolder & “\ OETMP” & Muotoile (Nyt, "vvvvkkppphhmmss")

   MkDir (cTmpFld) ’Tallentaa ja tulostaa liitteen

   Dim oAtt liitteenä

   Jokaiselle oAtt-nimikkeelle

   FileName = oAtt.FileName

   FullFile = cTmpFld & “\” & FileName’Tiedoston tallentaminen

   oAtt.SaveAsFile (FullFile) ’Tulostaa liitteen

   Aseta objShell = CreateObject ("Shell.Application")

   Aseta objFolder = objShell.NameSpace (0)

   Aseta objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)

   objFolderItem.InvokeVerbEx (“tulosta”) Seuraava oAtt’Puhdistaa temp-tiedostot

   Jos ei, oFS ei ole mitään, aseta oFS = Ei mitään

   Jos Ei objFolder ei ole mitään, aseta objFolder = Ei mitään

   Jos Ei objFolderItem ei ole mitään, aseta objFolderItem = Ei mitään

   Jos Ei objShell ei ole mitään, aseta objShell = Ei mitäänOError:

   Jos Virhe 0 Sitten

   MsgBox Virheen numero & ”-” & Virheen kuvaus

   Virhe selkeä

   Loppu Jos

   Poistu SubEnd Sub

   oAtt.SaveAsFile (FullFile)

   Aseta objShell = CreateObject ("Shell.Application")

   Aseta objFolder = objShell.NameSpace (0)

   Aseta objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)

   objFolderItem.InvokeVerbEx ("tulosta")

   Seuraava oAtt

   Jos ei, oFS ei ole mitään, aseta oFS = Ei mitään

   Jos Ei objFolder ei ole mitään, aseta objFolder = Ei mitään

   Jos Ei objFolderItem ei ole mitään, aseta objFolderItem = Ei mitään

   Jos ei ole objShell ei ole mitään, aseta objShell = Ei mitään

   OEvirhe:

   Jos Virhe 0 Sitten

   MsgBox Virheen numero & ”-” & Virheen kuvaus

   Virhe selkeä

   Loppu Jos

   Poistu alavalikosta

   End Sub

   

4. Kun olet liittänyt koodin sisälle Projekti 1, mene Työkalut (näytön yläosassa) ja napsauta Viitteet.

   

5. Vieritä alas ja valitse valintaruutu Microsoft Scripting Runtime. Klikkaus OK tallentaa vaihtoehdon ja sulkea Viitteet-ikkuna.

   

6. Napsauta nyt Tallentaa -kuvake vasemmassa yläkulmassa Visual Basic ikkuna. Nyt voit sulkea turvallisesti Visual Basic.

   

7. Siirry seuraavaksi Tiedosto ja napsauta Säännöt ja ilmoitukset.

   

8. Klikkaa Uusi sääntö,napsauta sitten Käytä sääntöä vastaanottamissani viesteissä. Klikkaus Seuraava edetä.

   

9. Nyt sinun on päätettävä ehdosta, joka on täytettävä. Jos haluat, että kaikki liitteesi tulostetaan, valitse valintaruutujolla on liitetiedosto ”. Osuma Seuraava edetä.

   merkintä:Jos et halua tulostaa kaikkia liitteitä, voit käyttää toista ehtoa tässä. Komentosarjan tulisi toimia myös tiettyjen lähettäjien tai tiettyjen sanojen kanssa.

10. Valitse seuraavassa ikkunassa valintaruutu lähellä suorittaa komentosarja.Napsauta sitten käsikirjoitus, korosta ThisOutlookSession ja osui Ok. Seuraavaksi osuma Suorittaa loppuun vahvistaa.

    

11. vuonna Säännöt ja ilmoitukset varmista, että juuri luomasi säännön vieressä oleva ruutu on valittuna. Kun se on, osuma Käytä.

    

Se siitä. Sähköpostiliitteiden pitäisi tulla automaattisesti ulos tulostimesta heti, kun olet saanut ne.

Tärkeä: Muista, että tämä toimii vain, kun Outlook on avattu ja sähköpostitilisi on määritetty tässä tietokoneessa. Varmista myös, että tulostimesi on määritetty kokonaan ja että sillä on kaikki vaaditut ohjaimet.

Tapa 3: Thunderbirdin käyttäminen sähköpostien automaattiseen tulostamiseen

Mozilla Thunderbird on ilmainen, avoimen lähdekoodin sähköpostiohjelma. Takana oleva yhteisö on erittäin aktiivinen, joten voit löytää paljon laajennuksia, jotka lisäävät jo hyviä toimintoja.

Paluu käsillä olevaan tehtävään - Thunderbirdin määrittäminen tulostamaan sähköpostit automaattisesti ei ole vaikeaa, mutta vaatii investoimaan jonkin aikaa. Aiomme käyttää kahta laajennusta: FitaQuilla ja Printing Tools.

merkintä: Muista, että tämä menetelmä ei tulosta liitettä sähköpostista. Se tulostaa vain vastaanotetun sähköpostin otsikon ja rungon. Jos sähköpostin rungossa on jpeg- tai png-tiedostoja, ne myös tulostetaan.

Thunderbirdin määrittäminen tulostamaan sähköpostit automaattisesti on melko helppoa. Ainoa pieni haitta on FitaQuilla - Laajennusta ei ole päivitetty yhteensopivaksi Thunderbirdin uusimman version kanssa, joten sinun on asennettava se manuaalisesti.

Jos päätät käyttää Thunderbirdiä sähköpostiliitteiden tehokkaaseen tulostamiseen, seuraa alla olevaa ohjetta.

Tulosta sähköpostiliitteet automaattisesti Thunderbird + FitaQuilla + -tulostustyökalujen avulla

PS: Tämä menetelmä voi toimia tai ei toimi.

1. Lataa ja asenna Thunderbirdin uusin versio viralliselta verkkosivustolta.
2. Lataa FiltaQuilla ja Printer Options järjestelmääsi.

   

3. Avaa Thunderbird, napauta valikkokuvaketta oikeassa yläkulmassa ja napsauta Lisäosat.

   

4. Napauta rataskuvake ja napsauta Asenna lisäosa tiedostosta.

   

5. Siirry kohtaan, johon olet ladannut lisäosan, valitse se ja napsauta Avata.

   

6. Toista vaiheet 4 ja 4 toisella laajennuksella ja käynnistä Thunderbird uudelleen.
7. Kun Thunderbird avautuu uudelleen, siirry kohtaan Lisäosat> Laajennukset ja napsauta Vaihtoehdot -painike Tulostustyökalut.

   

8. Valitse Globaali painatus ja valitse valintaruutu Tulosta ilman valintaikkunaa. Osuma Ok tallentaaksesi valintasi.

   

9. Napsauta valikkopainiketta uudelleen ja siirry kohtaan Viestisuodattimet> Viestisuodattimet.

   

10. Klikkaa Uusi -painiketta uuden suodattimen luomiseksi. Aloita lisäämällä suodattimelle nimi. Valitse sitten valintaruutu Uuden postin saaminen ja suodata se roskapostiluokituksen jälkeen. Määritä sen jälkeen ehdoksi Liitteen tila> Onko> Onko liitteitä. Aseta lopullinen toiminto lopuksi Tulosta, sitten osui Ok pelastaa.

    

11. Palaa nyt Viestisuodattimet ja varmista, että suodatin on käytössä.

    

Se siitä. Thunderbird-sähköpostiohjelma on nyt määritetty tulostamaan sähköpostit automaattisesti. Varmista, että se on päällä ja sähköpostiosoitteesi on määritetty oikein Thunderbirdissä.